Formation Etat de l'art de la gestion électronique de documents (GED)

La généralisation de l'utilisation de l'outil informatique dans les entreprises les a, au fil des années, naturellement mené à devoir gérer un volume croissant de documents numériques de toute nature. Si pour nombre de PME, le stockage de fichiers peut simplement être organisé au sein de répertoires d'un serveur de fichiers, il peut vite devenir complexe, voire impossible, de s'assurer d'une organisation optimale dans des entreprises devant gérer de très gros volumes d'informations. Dans ce cas, le recours à la "Gestion Electronique de Documents" se révèle être un choix judicieux, voire incontournable… Mais de quoi s'agit-il précisément ? Comment mettre en place une GED efficace ? Ce séminaire de 2 jours constitue une première approche pour aborder tous les aspects d'une GED, de sa définition même à sa mise en œuvre.

Le concept de Gestion Electronique de Documents

• Qu'est-ce qu'une Gestion Electronique de Document ? - définitions et périmètres
• Comprendre ce qu'est un Document : - utilité de cette notion par rapport à la donnée - Définition de ce qu'est un document
• Utiliser une GED pour rechercher des documents : - Une GED, pourquoi faire ? - principe général de fonctionnement

Les enjeux d'une GED

• La prépondérance actuelle des documents au format électronique
• Les conséquences d'une gestion documentaire non maitrisée : - les pertes de temps - les pertes de compétitivité - les risques d'erreur
• Les exigences opérationnelles de productivité de l'information : - la masse d'information disponible au public comme aux entreprises - les temps passés à chercher des documents

Les modalités d'exploitation

• Les différentes opérations liées à une GED : - versement - indexation - plan de classement  (Thesaurus) - analyse des contenus - les différents types de recherche
• Comprendre la recherche plein texte : - le fonctionnement - les différents usages de recherche plein texte (les recherches booléennes, les recherches par éléments de texte,....)
• Comprendre la recherche indexée : - la recherche indexée simple - la recherche avancée multi-index
• Connaitre les rôles combinés de « Recherche Indexée » et « Recherche Plein texte »

Les principes de fonctionnement d'une GED

• Découvrir le cycle de vie du document
• Le rôle d'une GED dans le cycle de vie du document
• L'écosystème optimal d'une GED et les différents composants qui l'entourent : - dématérialisation - Reconnaissance Automatique de Documents (RAD) - Lecture Automatique de Documents (LAD) - Workflows
• Les automatisations possibles : - assistance à l'indexation - circulation des documents

Les types de gains qu'une GED apporte à l'entreprise

• Connaître les avantages pour les utilisateurs
• Les gains pour l'entreprise : - les gains capturables - les gains de productivité - les gains de performance commerciale - les réductions de risque - la satisfaction des collaborateurs

La GED et la Dématérialisation

• Connaître les éléments clé de la dématérialisation : - les notions de numérisation de papier et la Dématérialisation des processus
• Comprendre la complémentarité GED / Dématérialisation
• Savoir dans quels cas GED et Dématérialisation sont dissociables : - différents types d'applications de GED
• Placer la dématérialisation dans le cycle de vie du document

La Signature électronique

• Description de la signature électronique
• L'usage de la signature électronique dans les applications de GED
• Les enjeux juridiques d'une GED et de la signature électronique
• Les prochaines échéances de juillet 2016 sur le règlement européen sur la confiance numérique :- les conséquences pour les entreprises exploitant des GED

La GED et l'archivage électronique

• Comprendre ce qu'est l'archivage
• Préciser les différences entre l'archivage électronique et physique : - les enjeux respectifs
• Les différences et complémentarités entre GED et Archivage électronique
• L'état de l'art juridique et normatif de l'archivage numérique : la norme NF Z 42 013

Les points sensibles d'une GED

• Les droits d'accès : - le fonctionnement des droits d'accès aux documents - les bénéfices d'une bonne gestion des droits d'accès
• La gestion des utilisateurs : - les bonnes pratiques
• Le versement en GED de documents en grand nombre : - l'importation de documents extérieurs - le versement de documents internes
• La définition de la typologie des documents : - la criticité de cette étape - la méthodologie
• L'accès à distance : - les bénéfices - les risques et contraintes
• La confidentialité : - les modalités opérationnelles
• La notion de statut du document : - les statuts possibles du document - les avantages d'utiliser des statuts pertinents
• Le versionning et son intégration dans le cycle de vie : - la gestion des versions d'un document - les différentes possibilités

Les modalités d'exploitation

• La procédure de versement, point clé de la pérennité du système
• Les ressources nécessaires pour exploiter une GED efficacement

La GED, au service de l'organisation de l'entreprise

• Aborder une approche méthodologique de mise en oeuvre d'une GED
• Les facteurs clé de succès d'une GED dans le long terme
• Les risques et points de vigilance de la mise en oeuvre et de l'exploitation d'une GED

Différents exemple de GED

• Les variantes de GED (ECM : Gestion de Contenu ; DAM : Digital Asset Management,...)
• Citation de quelques outils courants du marché (Documentum, Filenet, SharePoint, Kentika, Cincom ECM, ...)