Excel - Exploitation de données, calculs avancés et statistiques

Excel est souvent utilisé comme outil de reporting au sein des entreprises. Cependant le traitement de données chiffrées nécessite la maîtrise des fonctionnalités avancées de calcul dans Excel. Celles-ci permettent par exemple de suivre et d'analyser le plus finement possible un chiffre d'affaires, de réaliser des simulations, mais aussi de consolider automatiquement les données issues de différentes feuilles, voir même de différents classeurs. En deux jours, les participants apprendront à utiliser les fonctions avancées d'Excel et seront ainsi à même d'optimiser le traitement de leurs données chiffrées.

Analyse rapide d'un tableau dans Excel

• Mise en forme conditionnelle
• Graphiques
• Totaux (Somme, Moyenne, Nbval, % du total, résultat cumulé)
• Tableaux ou tableaux croisé dynamiques
• Graphique Sparklines

Utiliser les filtres pour extraire des données

• Appliquer un filtre élaboré pour extraire des données qui répondent à de nombreux critères
• mettre le résultat sur une autre feuille et éliminer les doublons

Réaliser des calculs statistiques sur une base de données

• Nommer une base de données
• Réaliser des calculs statistiques sur des données groupées (moyenne CA;an)

Exploiter des bases de données provenant d'autres applications avec Query

• Ouvrir Query à partir d'Excel
• Trier et filtrer des fichiers provenant de l'application Access
• Renvoyer les données dans Excel

Créer des tableaux de synthèse (tableau croisé dynamique)

• Suggestion pour aider à la création de TCD
• Créer un tableau de synthèse pour analyser les données d'une base
• Grouper des informations (texte, date, numérique)
• Créer des segments chronologiques
• Calculer une répartition
• Créer une formule personnalisée (champ calculé, élément calculé)
• Actualiser les données
• Mettre deux tables en relation sous forme d'un tableau croisé
• Transformer un tableau croisé dynamique en graphique

Remanier les données d'une base provenant d'une autre application

• Remplissage instantané
• Répartir les données d'une cellule dans plusieurs colonnes
• Afficher le contenu d'une cellule en majuscule ou en minuscule
• Faire une distinction entre majuscule et minuscule (fonction Exact)
• Extraire certains caractères du contenu d'une cellule
• Assemblage de plusieurs cellules en une seule (concaténer)
• Convertir une valeur en format texte, en nombre (Cnum)
• Compter le nombre de caractères d'une chaine (NbCar)
• Afficher une valeur numérique en respectant un format de texte (Texte)
• Effectuer une recherche sur du texte (Trouve, Cherche)

Mettre en relief les données d'une base

• Modifier la mise en forme selon le contenu des cellules
• Possibilités de placer plusieurs règles pour la même zone
• Appliquer une mise en forme à des cellules en fonction du résultat d'un calcul (présenter toute une ligne en couleur, mettre certains jours en couleur)

Faciliter la saisie dans une base de données et limiter le nombre d'erreurs

• Créer une liste déroulante pour saisir des informations redondantes
• Définir des critères de validation pour limiter les erreurs de saisie
• Afficher dans une zone les valeurs non valides
• Empêcher la saisie de doublons dans une zone (fonction NB.Si)

Réaliser un calcul exact entre deux dates

• Fonction datedif

Optimiser la recherche d'informations

• Utiliser la fonction Recherche
• Rechercher des données à partir d'un critère avec RECHERCHEV() (avec une valeur exacte ou proche)
• Gérer l'affichage des erreurs dans une cellule (Estna, Esterreur)
• Création d'une liste déroulante combinée avec la fonction de RechercheV
• Obtenir la position d'un élément dans une liste de donnée (fonction Equiv)

Calculer selon des conditions

• Utiliser la fonction Si pour réaliser des calculs conditionnels
• Définir plusieurs conditions en imbriquant des fonctions Si
• Calculer une somme suivant une ou plusieurs conditions (Somme.si, Somme.si.ens)
• Utiliser les fonctions NBval, NB.si, NB.si.ens pour compter des cellules textes ou numériques
• Combiner des Si avec des conditions Et/Ou

Arrondir les chiffres

• Arrondir un chiffre (Arrondi.inf, Arrondi sup)
• Garder la partie entière d'un chiffre (Ent, Tronque)

Réaliser des calculs matriciels

• Traiter en une seule opération des plages de cellules ou des collections de valeurs
• Possibilité aussi de protéger ces données sous forme matricielle
• Assistant somme conditionnelle, Fonction SOMMEPROD

Faciliter l'analyse des résultats à l'aide de différentes fonctions

• Utiliser des fonctions statistiques : moyenne, médiane
• Afficher la énième plus grande valeur d'une série (Grande.valeur)
• Extraire la valeur la plus fréquente d'une série (Mode)
• Compter le nombre de fois qu'un chiffre est le plus fréquent (NB.SI)
• Connaître le rang d'une valeur (Rang)

Utiliser la commande collage spécial

• Copier / coller un tableau avec liaisons
• Inverser les lignes et les colonnes d'un tableau (Transposer)
• Enlever les formules dans un tableau (Valeurs)
• Faire un calcul à l'aide du collage spécial

Consolider plusieurs feuilles ou plusieurs tableaux

• Réaliser une consolidation inter-feuilles par des formules ou par l'onglet Données
• Insérer une formule faisant référence à des cellules de plusieurs classeurs
• Gérer les liaisons entre plusieurs classeurs

Créer des liens hypertextes

Utiliser la fonction financière VPM

• Calculer le montant des remboursements d'un prêt grâce à la fonction VPM
• Créer une table d'hypothèses pour connaître le montant des mensualités en fonction des variations du taux et du nombre de mensualités

Réaliser des calculs sur des dates et des heures

• Effectuer des calculs sur des heures
• Formater les dates et les heures (fonctions année, mois et jour)
• Calculer le nombre d'années entre deux dates (Datedif)
• Calculer le nombre de jours ouvrés entre deux dates

Utiliser des outils de simulation

• Définir une valeur cible
• Utiliser le solveur
• Garder les solutions du solveur grâce au gestionnaire de scénario

Création de formulaire de saisie

• Utilisation de cases à cocher ou de case d'options
• Création de Liste déroulante
• Récupération des données dans une feuille de calcul et traitement des informations (fonction Si, choisir)

Modifier le recalcul d'une cellule, l'itération ou la précision

• Calcul : contrôler quand et comment Excel recalcule les formules
• L'itération est le recalcul répété d'une feuille de calcul, qui se produit jusqu'à ce qu'une condition numérique particulière soit remplie
• Précision est une mesure du degré de précision nécessaire pour un calcul