Formation Manager des prestataires de services

Gagner son autorité et sa légitimité dans une relation non hiérarchique, susciter la motivation et l'implication, est un défi à relever dans le management de prestataires. Ce stage vous permettra d'organiser et coordonner vos partenaires externes, en favorisant la coopération.

Clarifier les contours de la relation contractuelle

• Identifier le cadre de la relation.
• Comprendre les types de management et de prestataires.
• Cerner les atouts et limites du management transversal.
• Répertorier les droits et obligations respectifs : le cadre légal et contractuel.
• Comprendre les spécificités du management transversal : coopération, coordination, relationnel.
• Appréhender les différences de logiques et d'enjeux.
• Exercice Dresser la cartographie des acteurs. Construire une grille de questions visant à identifier les différences de logique.

Savoir instaurer un management hors hiérarchie

• Clarifier les rôles, missions et objectifs.
• Structurer le cahier des charges et organiser l'entretien de contribution.
• Identifier les objectifs des prestataires avec la méthode SMART.
• Cerner leurs attentes et motivations.
• Organiser et gérer une équipe de prestataires au quotidien : organigramme des tâches, types de réunions.
• Construire la matrice des rôles et responsabilités.
• Définir et suivre les résultats attendus de la prestation : enchaînement des tâches, indicateurs de suivi.
• Etablir une relation de partenariat : concertation, coopération, mise en valeur des intérêts communs.
• Exercice Répertorier les éléments qui conditionnent le choix de délais entre les réunions de suivi. Construction du metaplan.

Gagner son autorité et sa légitimité

• Repérer les différentes formes de pouvoir. Renforcer sa crédibilité.
• Légitimer sa fonction, son rôle : clarifier les rôles définis dans le contrat sous forme participative.
• Développer une autorité non hiérarchique : prendre en compte les besoins des différents acteurs. Créér la confiance.
• Affirmer sa posture de leader et gagner en charisme.
• Exercice Jeux de rôles sur l'assise du charisme et la légitimité d'un manager face à des prestataires de services. Débriefing en groupe.

Adapter sa communication

• Processus et canaux de communication : questionner, écouter, reformuler, dialoguer, négocier.
• Faire passer l'information à l'aide du moyen approprié. Développer l'écoute active : verbal, para-verbal, non verbal.
• Développer l'écoute active : verbal, para-verbal, non verbal. Utiliser son intelligence émotionnelle.
• Développer un mode de communication motivant en face-à-face, au téléphone, à l'écrit. Les bonnes pratiques de l'email.
• Travaux pratiques Identifier les processus et canaux de communication à mettre en place pour clarifier et optimiser la relation entre les acteurs. Mises en situations : pratiquer l'écoute active. Débriefing collectif.

Motiver et impliquer des prestataires

• Etre convaincant pour mobiliser les contributeurs et faire adhérer en réunion.
• Structurer son plan d'intervention : contexte, enjeu du projet, objectifs, plan d'action.
• Les différents comportements coopératifs et non coopératifs. Les positions de vie.
• Créer un contexte relationnel favorable. Développer l'empathie. Faire confiance. Responsabiliser. Soigner l'ambiance.
• Les leviers pour influencer et motiver : identité-réalisation, appartenance, reconnaissance-puissance.
• Donner des signes de reconnaissance : la méthode A.S.A.P (Approprié, Sincère, Argumenté, Personnalisé).
• Travaux pratiques Jeux de rôles : entretien de motivation d'un prestataire de services sans lien hiérarchique. Préparer l'entretien avec ce prestataire en sous-groupes.

Faire face aux situations difficiles dues au statut

• Repérer les attitudes majeures en communication : agressivité, manipulation, passivité, assertivité.
• Dire les choses avec justesse et assertivité avec l'outil DESC.
• Gérer les personnalités difficiles et lever les résistances.
• Anticiper et désamorcer les conflits.
• Gérer l'ambiance au sein de l'équipe.
• Recadrer en cas d'écart : préparer l'entretien, dérouler les différentes étapes.
• Exercice Désamorcer un conflit managérial avec un prestataire. Recadrer un collaborateur sans lien hiérarchique. Débriefing collectif.

Construire un plan d'action personnel de progrès

• Autoanalyse/diagnostic de chaque participant.
• Mise en évidence de ses talents personnels.
• Définir des objectifs SMART, d'un échéancier, de moyens complémentaires. Formaliser les résultats attendus.